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Fantastical: la regina delle app calendario

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16 07 2021

Nuovo appuntamento della rubrica “pagato by me”: Fantastical è la svolta

Personalmente odio quei post che descrivono la meraviglia di qualche strumento, ti fanno innamorare, ti fanno già immaginare come il boss di turno e poi, alla fine, ti dicono “ah sì… questa cosa costa millemila euro!” E non me lo potevi dire all’inizio?!

Quindi, prima di lanciarmi nella descrizione di quanto l’app calendario Fantastical mi abbia migliorato la vita lavorativa, ti dico subito che la versione completa costa e neanche poco: €43,99 l’anno! Mica bruscolini ma… li vale tutte! Soprattutto se sei ossessionata dall’organizzazione o, come me, sei una vera schiappa in materia!

Piccola premessa: come mi organizzavo prima

Ero la più grande fan delle agende cartacee. Non ero una patita di decorazioni e adesivi, ma la mia agenda era l’estensione del mio braccio, sia quando lavoravo da dipendente sia da freelance. Utilizzavo la giornaliera (quindi un bel mattoncino da portare in giro) e ogni giorno annotavo i task da fare – per poi cancellarli una volta portati a termine – utilizzando colori diversi per ogni argomento.

Questo mi permetteva di avere sotto gli occhi l’andamento del lavoro e di capire quanto realmente fossi produttiva.

Poi, a inizio 2021, ho deciso di passare al digital planning (qui ti racconto qualcosina) e, per qualche mese, devo dire che è stata una vera manna da cielo. Mi comportavo esattamente come facevo prima con l’agenda, con un grande vantaggio in più: avere tutto sul mio iPad a portata di mano.

Finché… mi sono resa conto che, a causa delle tantissime cose da fare, avevo smesso di ritagliarmi del tempo per pianificare. “Sfogliare” le pagine del digital planner per capire cosa avessi fatto e cosa no mi richiedeva delle energie che non avevo. Ho capito che dovevo fare un ulteriore “upgrade”.

Quando ho scoperto “Fantastical”

Così, sono andata a caccia. Per prima cosa ho fatto un po’ di brainstorming. Ho analizzato il mio metodo organizzativo e ho cercato di capire cosa non andasse più bene. Ho individuato subito il problema: per quanto io possa pianificare in anticipo, moltissime cose da fare arrivano nel corso della giornata. Aprire l’agenda (cartacea o digitale che sia non importa), trovare il giorno e segnare e, infine, aggiornare, mi richiedeva troppo tempo. Avevo bisogno di qualcosa di più immediato, di uno strumento digitale che mi permettesse di segnare velocemente (e spuntare) i vari task giornalieri.

Tu dirai: “eh vabbè, non potevi usare i promemoria e il calendario di apple o di google?”. Sì, avrei potuto ma…non sarebbero stati tutti nello stesso posto! Avrei comunque dovuto usare due applicazioni o rinunciare ai promemoria e segnare le cose da fare come “appuntamenti”. Sarei impazzita.

Poi mi sono imbattuta in Fantastical, dal prezzo esorbitante ma con tutte le funzioni di cui avevo bisogno! Qui di seguito di metto uno screen della schermata settimanale (che è quella che preferisco – mi perdonerai, ma ho dovuto cancellare alcuni elementi per privacy. Ho cercato di scegliere una delle settimane meno caotiche).

Le caratteristiche che mi hanno convinto ad acquistare l’abbonamento annuale

Considera una cosa: Fantastical ti permette di usufruire di 14 giorni di prova gratuita. Sembrano pochi ma, in realtà, sono più che sufficienti per capire se le sue funzioni fanno per te! Di seguito, ti elenco le funzioni che preferisco:

  • la possibilità di impostare diversi set di calendari;
  • la sincronizzazione con google calendar (e altri) e google meet (ma anche zoom e altri): una volta sincronizzati, potrai generare direttamente i link delle videochiamate da Fantastical. Per chi, come me, si occupa di consulenza, è la vita! Non solo, potrai poi partecipare cliccando direttamente sul pulsante “partecipa” all’interno dell’evento.
  • i task!! Questa funzione è tipo la vita! Tengo moltissimo, infatti, alla suddivisione tra “appuntamenti” e “task”. Questi ultimi possono essere “spuntati” una volta portati a termine.

In pratica, avere tutto in un unico posto, senza stare a impazzire tra millemila applicazioni. Per chi, come va, sempre di corsa e ha bisogno di avere tutto a portata di mano è il massimo che si possa desiderare (qui, comunque, ti lascio il sito dello sviluppatore per saperne di più).

Come io uso Fantastical

Ma veniamo alla parte veramente pratica. Ecco come utilizzo Fantastical:

  • appuntamenti: li utilizzo esclusivamente  per le cose di famiglia e le consulenze. Per queste ultime, all’interno dell’evento inserisco tutte le informazioni sul percorso della cliente, i temi che andremo a trattare, link agli appunti e link per la consulenza. Il calendario delle consulenze è sincronizzato con google calendar che, a sua volta, è sincronizzato con calendly.
  • task: ogni argomento ha il suo colore. In questo modo riesco a individuare a colpo d’occhio tutto ciò che mi serve. È con i task che gestisco anche il calendario editoriale. Ho attribuito colori diversi a post, storie, blog e newsletter. Per i post, scrivo direttamente la caption nelle note del task, così ho tutto insieme. Ogni volta che porto a termine qualcosa o pubblico un contenuto metto il flag. La cosa che più apprezzo è che ogni volta che completo un task e lo segno questo non sparisce: in questo modo è più facile ritrovare eventuali contenuti vecchi.

Vale realmente ciò che costa?

Dipende da quali siano le tue esigenze. Per me assolutamente sì, in quanto in Fantastical ho trovato tutto ciò di cui avevo bisogno. È più di un mese che la utilizzo e mi trovo benissimo.

Ovviamente, se hai bisogno di tenere traccia solamente delle visite mediche e della lista della spesa non spendere tutti questi soldi! Ma se crei contenuti, sei freelance o comunque lavorativamente molto impegnata, te la consiglio davvero!

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