Mille app tutte uguali per essere organizzate… E poi non trovi più nulla!

Dai, mia cara amica, ammettilo: anche tu, almeno una volta, hai scaricato un milione di app per migliorare la tua organizzazione da freelance e, a un certo punto, non ti sei più ricordata dove fosse “quel documento importante, proprio quello lì”.

Tranquilla, non sei sola! Anzi, ti farò una confessione: più cerco app e più mi sento in pace con me stessa. Come se mi stessi autoconvincendo che sono proprio sulla strada giusta. Peccato che…

Per la tua organizzazione non ti servono troppe app 

Ok, ok. Diciamo pure che ognuna di noi ha il suo metodo e questo articolo non vuole assolutamente essere un “segui quello che dico perché è la Bibbia”. Anche no. Quindi se anche tu utilizzi mille mila app, ti prego non sentirti offesa. Ma, per me, non funziona proprio. Grazie al preziosissimo supporto di Meraviglioso Fidanzato mi sono resa conto che le troppe app che avevo non solo non mi aiutavano con la memoria ma rallentavano moltissimo i miei processi lavorativi. Della serie: scarico questa app per fare questo, quest’altra per fare quest’altra cosa, poi anche quella e, perché, anche questa. E tutto fa crack.

Così, ho messo a tacere il mio lato di cercatrice di app e ho cercato di ragionare con lucidità. Sono partita dallo studiare bene i miei dispositivi di lavoro: pc e iPad.

Di cosa avrei avuto bisogno, quindi? Di applicazioni che mi permettessero di muovermi velocemente e con dimestichezza. Dopo tanto cercare, ecco quali sono le app che più mi supportano nell’organizzazione del mio lavoro.

Notability

Gloria eterna a te, oh inventore di Notability! È senza dubbio la mia app preferiti. È un’app nata per prendere appunti su iPad è si basa sulla suddivisione tra “divisori”, “oggetti” e “note”.

In soldoni, i divisori sono le cartelle, gli oggetti le sottocartelle e le note i documenti.

Questa suddivisione consenti di avere tutto in ordine e soprattutto permette un facile recupero dei documenti che ci interessano.

Ma non è finita qui. Notability permette di

• importare pdf (sul quale si può lavorare, prendere appunti ma non si possono modificare);
• scansionare documenti;
• scegliere il tipo di “carta” che preferisci (bianche, quadretti, righe larghe, righe strette, puntini);
• registrare audio che verranno poi salvate automaticamente all’interno della nota aperta.

La uso principalmente per la formazione, per la gestione dei miei contenuti social e blog e per i progetti relativi al mio business.

Notability è un’app a pagamento: costa €9,99. Sinceramente? Sono i dieci euro spesi meglio!

GoodNotes

Mmm…vediamo come posso dirlo in modo carino, senza essere fraintesa… Uso goodnotes solo perché, quando l’ho presa, non mi sono informata bene e non sapevo che esistesse Notability. Ok, è un po’ brutto ma è così. Diciamo solo che, dopo averla comprata non ne sono stata molto entusiasta. Non perché funzioni male, anzi! È un’applicazione eccellente. È una questione di interfaccia: per i miei gusti non è funzionale.

La differenza sostanziale con Notability, infatti, è come appaiono le cartelle e i documenti: goodnotes organizza tutto per quaderni. Ti dà poi la possibilità di scegliere copertine, tipo di fogli, struttura del quaderno. Per me, quindi, una fonte di distrazione assurda.

Siccome non amo sprecare i soldi, però, ho deciso di sfruttarla lo stesso. In goodnotes infatti ho il mio quaderno di appunti relativo alle mie consulenze e il mio digital planner (a questo proposito, ti consiglio di leggere qui per capire quando il digital planner mi abbia cambiato la vita!). Per queste due funzioni è perfetta!

In questo modo ho separato il personale (Notability) dal lavoro (GoodNotes).

Anche questa è un’app a pagamento (€ 8,99).

Calendario Apple e Calendly

Qui non ho molto da dire: ho collegato il mio calendario a Calendly in modo tale da risparmiare il doppio aggiornamento. Se non lo conosci, infatti, Calendly è un servizio estremamente utile e pratico che ti permette di attivare un’agenda elettronica e metterla a disposizione dei tuoi clienti o potenziali clienti.

Ma qual è la bellezza di tutto questo? Semplice: se prenoti su Calendly, automaticamente si compila anche il calendario apple, e se inserisco un appuntamento in quest’ultimi in automatico si elimina la disponibilità sul primo.

Tradotto: tutto molto più rapido e automatico. Amen.

Notion

…che insieme a sua maestà Notability e sua eccellenza GoodNotes, mi ha aiutata moltissimo. In Notion (che è gratuita) ho infatti strutturato e organizzato tutti i miei servizi. È altamente personalizzabile e pratica.

Google Workspace

Quest’ultimo te lo accenno solamente perché l’ho attivato da poco quindi, magari, ne parlerò approfonditamente più avanti. Per il momento ti dico che l’ho attivato per avere uno strumento che mi consentisse di registrare le consulenze e creare riunioni di gruppo che non fosse zoom (che sul mio computer ha deciso di funzionare una schifezza).

Il piano perfetto per le mie esigenze include:

• google meet (l’equivalente di zoom);
• google documenti;
• google fogli;
• google presentazioni;
• google drive;
• email aziendale;

e altre mille mila cose. Costa meno di zoom e dà molte più cose.

Come puoi vedere, non sono poche le app e gli strumenti che utilizzo. Ma ognuno di loro ha uno scopo e una funzionalità ben precisa.

Vorrei parlati anche degli strumenti che utilizzo per la scrittura ma non voglio mettere troppa carne al fuoco. Per queste ci vediamo nel prossimo articolo!